ДО УВАГИ УСТАНОВ, ЩО ЛІКВІДУЮТЬСЯ, РЕОРГАНІЗУЮТЬСЯ!

  Останнім часом до архівного сектору районної державної адміністрації надходить значна кількість звернень від юридичних осіб, яким необхідно припинити державну реєстрацію у зв’язку з ліквідацією чи реорганізацією підприємства, установи чи організації.

  Пов’язано це з тим, що серед документів, які необхідно надати державному реєстратору, необхідна довідка архівної установи про прийняття на зберігання документів. Це питання регулюється Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних установах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України 18 червня 2015 року за № 1000/5 (далі – Правила).

  Порядок передавання та подальшого користування документами у разі припинення установи передбачається в розпорядчому документі про її припинення. Передавання документів входить до обов’язків комісії, створеної для передавання справ і майна. Кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для припинення установи.

  Наказом Міністерства юстиції України від 04 липня 2018 року за № 2277/5 були затверджені Зміни до Правил, зокрема щодо врегулювання порядку передачі документів до архівних установ.

  Якщо установа припиняється шляхом ліквідації, її архівні справи, внесені до Національного архівного фонду України (тобто справи постійного зберігання), передаються в упорядкованому стані до архівного сектору районної державної адміністрації, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня, якщо він існує, на території області. Якщо органів вищого рівня на території області не існує, всі архівні справи і документи (крім документів Національного архівного фонду) установи-фондоутворювача передаються до трудового архіву.

  У разі реорганізації установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів.

  Якщо установа припиняє діяльність шляхом поділу, її архівні справи, внесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані до архівного сектору районної державної адміністрації, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені у діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня, якщо він існує, на території області. Якщо органів вищого рівня на території області не існує, усі справи і документи установи-фондоутворювача передаються до трудового архіву. Документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу до установ-правонаступників, передаються цим установам за належністю.

  У разі припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.

  У випадку банкрутства установи передавання її документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, встановленому Законом України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом».

  Перед передачею документів до архівних установ обов’язково проводиться експертиза цінності документів , під час якої здійснюється відбір справ постійного, тривалого (понад 10 років та з приміткою «До ліквідації установи») зберігання, з кадрових питань (особового складу), тимчасового зберігання, строки зберігання яких не закінчилися. Одночасно відбираються документи, термін зберігання яких минув, і які необхідно включити до акту про вилучення на знищення. Справи підлягають оформленню згідно з вимогами Правил, які передбачають систематизацію документів у справі, нумерацію аркушів, складання внутрішнього опису, засвідчувального напису, підшивання або оправлення справ, оформлення титульного аркуша. Після цього на них складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

  До опису справ постійного зберігання зокрема включаються статути, свідоцтва про реєстрацію, положення, накази (розпорядження) керівника з основної діяльності,  річні статистичні звіти, затверджені бюджети, штатні розписи, кошториси, акти приймання-передавання справ під час зміни керівника установи, особові справи звільнених керівників організацій тощо.

  До опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання установи, в діяльності якої не створюються документи НАФ, включають усі справи, що за номенклатурою мають строк зберігання понад 10 років (окрім документів з кадрових питань (особового складу), справи зі строком зберігання «До ліквідації організації», а також справи, сформовані з документів, що підлягають тривалому зберіганню, після проведення експертизи цінності документів з позначкою «ЕПК».

  До опису справ з кадрових питань (особового складу) установи вносять накази з кадрових питань (крім наказів про короткострокові відрядження, стягнення, надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв»язку з навчанням) та журнали їх обліку; списки працівників установи; особові, атестаційні, персональні справи; контракти, трудові договори, що замінюють накази з кадрових питань; бухгалтерські документи (особові рахунки або розрахункові відомості із зарплати, звіти про  суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загаль-нообов»язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообов»язкове соціальне страхування), документи про атестацію і тарифікацію та їх проведення; нагородну документацію; акти, протоколи, висновки, журнали про нещасні випадки на виробництві; незатребувані трудові та військові книжки, дипломи атестати.

  Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається, як правило, на справи всієї установи, строк зберігання яких закінчився до 01 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2015 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 01 січня 2019 року. У разі включення до акта документів первинної  фінансової та бухгалтерської документації установа додає до нього довідку про проведення перевірки органами доходів і зборів або ревізії чи державного фінансового аудиту (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю. В довідці також зазначаються відомості про наявність або відсутність фінансових операцій, які підлягають фінансовому моніторингу, спорів, порушення кримінальних справ чи відкриття проваджень у справах.

  Описи та акти одночасно подаються на розгляд експертної комісії  установи, у якій утворюються документи, потім направляються на схвалення до ЕК архівного сектору районної державної адміністрації, в подальшому – до експертно-перевірної комісії державного архіву Херсонської області.

  Після схвалення та погодження описів та актів для державної реєстрації припинення юридичної особи архівна установа (архівний сектор районної державної адміністрації, трудовий архів, правонаступник, орган вищого рівня), яка прийняла на зберігання архівні документи, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, з кадрових питань (особового складу), видає довідку про прийняття документів, у якій зазначаються найменування установи, кількість справ за описами справ постійного, тривалого зберігання, з кадрових питань (особового складу) крайні дати; дата і номер акта приймання-передавання документів.

  Питання збереження документації є надзвичайно важливим, адже за ним стоять людські долі – це і нарахування пенсій: трудовий стаж і заробітна плата; нерухоме майно, земельні ділянки. На жаль, досить часто, внаслідок недбалого зберігання і невиконання своїх обов’язків посадовими особами доводиться упорядковувати справи, пошкоджені біологічними шкідниками, цвіллю, а то й вилучати із кочегарок, де вони припадали пилом. У подальшому довести працівнику трудовий стаж на даному підприємстві чи розмір заробітної плати важко, а то й неможливо.

  Архівний сектор районної державної адміністрації надає послуги з упорядкування документів: складання описів та актів, формування, систематизації та підшивання справ тощо і розмір плати за них не є великим. Тому керівникам установ, організацій, підприємств району необхідно подбати уже сьогодні, аби в майбутньому наслідки протиправної бездіяльності не стали причиною втрати документів, а кожен громадянин зміг отримати необхідні дані. Архівний сектор районної державної адміністрації запрошує до співпраці і завжди готовий надати необхідну методичну та практичну допомогу при підготовці документів для передачі до архівних установ.

  Завідувачка архівного сектору районної державної адміністрації Ольга Матвієнко.

Записи закриті.

Категорії
Архіви
Счётчик на месяц