Порядок обліку, проходження, опрацювання та підготовки й направлення відповідей на запити

ЗАТВЕРЖУЮ
Голова Нововоронцовської районної
державної адміністрації
В.О.Ярмак
 04.11.2011 57

ПОРЯДОК
обліку, проходження, опрацювання та підготовки й направлення
відповідей на запити щодо отримання публічної інформації,
що надходять до Нововоронцовської районної державної адміністрації

Загальні положення

    1. Порядок обліку, проходження, опрацювання та підготовки й направлення відповідей на запити щодо отримання публічної інформації, що надходять до Нововоронцовської районної державної адміністрації (далі – Порядок), розроблено на підставі:
– Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
– Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації»;
– постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 року № 583 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади»;
– розпорядження голови районної державної адміністрації від 22 червня 2011 року №185 «Про організацію роботи із забезпечення Нововоронцовською районною державною адміністрацією доступу до публічної інформації у відповідності з вимогами чинного законодавства».

    2. Цей Порядок регламентує роботу із запитами про надання публічної інформації, розпорядниками якої є апарат районної державної адміністрації та її структурні підрозділи, а також із запитувачами цієї інформації.

    3. Дія Порядку не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян.

    4. В апараті районної державної адміністрації організацію роботи із запитами про надання публічної інформації забезпечують юридичний та загальний відділи апарату районної державної адміністрації.

I. Подання запитів на публічну інформацію

    5. Публічна інформація, розпорядником якої є районна державна адміністрація, надається запитувачу в разі офіційного звернення із запитом на інформацію.

    6. Письмовий запит на отримання публічної інформації надається на адресу районної державної адміністрації поштою, факсом, на електронну адресу, або оформляється безпосередньо під час перебування в приміщенні районної державної адміністрації.

    Письмовий запит, який подає запитувач, має вміщувати всі реквізити, установлені Законом України “Про доступ до публічної інформації”. За відсутності будь-якого реквізиту запит на інформацію не реєструється, відповідь запитувачу не надається.

    З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію запитувач може подавати запит шляхом заповнення форми запиту на інформацію, затвердженої розпорядженням голови районної державної адміністрації від 2 червня 2011 року №185.

    7. Якщо запитувач інформації звертається до районної державної адміністрації усно по телефону або під час безпосереднього перебування у приміщенні районної державної адміністрації, інформація, яка не потребує додаткової обробки та підготовки, за згодою запитувача, надається усно (реквізити документів для ознайомлення, роз’яснення, інформація щодо розміщення документів на офіційному веб-сайті районної державної адміністрації тощо). У такому випадку усний запит на інформацію не оформляється та не реєструється письмово.

    Якщо запитувач звертається по телефону, а запитувана інформація потребує додаткової обробки та підготовки письмової відповіді, спеціаліст загального відділу заповнює зі слів запитувача інформації всі обов’язкові реквізити за встановленою формою, реєструє запит у спеціальній системі обліку запитів з позначенням «надходження по телефону». При цьому в запиті додатково зазначається та повідомляється запитувачу інформації прізвище, ім’я, по батькові працівника, який оформив запит, час і дата заповнення форми запиту.

    8. Якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) запитувач інформації не може самостійно подати письмовий запит, спеціаліст загального відділу, за бажанням запитувача, оформляє письмовий запит за нього згідно з установленою формою. У запиті зазначається прізвище, ім’я, по батькові працівника, який оформив запит, час і дата заповнення форми запиту. Копія запиту надається запитувачу. Реєстрація такого запиту здійснюється відповідно до цього Порядку.

    9. Інформацію щодо кількості отриманих і опрацьованих запитів на публічну інформацію готує загальний відділ, який надає її юридичному відділу щокварталу до 1 числа, наступного за звітним періодом, для подальшого направлення управлінню у справах преси та інформації обласної державної адміністрації.

ІІ. Реєстрація, попередній розгляд запитів та доведення їх до безпосередніх виконавців

    10. Спеціалісти загального відділу:

    10.1. Забезпечують приймання запитів у робочий час, згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку, в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою).

    10.2. Здійснюють реєстрацію запитів у день їх надходження в журнальній формі.

    10.3. В день отримання запитів здійснюють їх попередній розгляд та готують відповідні проекти резолюцій із зазначенням безпосереднього виконавця і терміну виконання – до 5 робочих днів.

    У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, інформації щодо стану навколишнього природного середовища, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних ситуацій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, вказується про необхідність надання відповіді протягом 48 годин з дня отримання запиту.

    10.4. Цього ж дня подають запити для розгляду голові районної державної адміністрації або його заступникам, відповідно до розподілу їх функцій і повноважень.

    11. Загальний відділ в оперативному порядку забезпечує доведення запитів до відповідних виконавців.

ІІІ. Підготовка та надання відповіді на запит про публічну інформацію

    13. Керівник структурного підрозділу районної державної адміністрації або її апарату, визначеного відповідальним за надання інформації за запитом (далі – відповідальний виконавець), несе відповідальність за своєчасну і якісну підготовку та подання інформації запитувачу.

    14. Відповідальний виконавець забезпечує розгляд запиту на інформацію та надання відповіді на нього не пізніше п’яти робочих днів з дня реєстрації запиту в районній державній адміністрації.

У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження.

Про продовження строку відповідальний виконавець повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

    15. Проект відповіді на запит візується керівником структурного підрозділу або її апарату, визначеного відповідальним за надання інформації за запитом, у разі необхідності – начальником юридичного відділу апарату районної державної адміністрації, іншими компетентними спеціалістами (за визначенням головного розробника проекту відповіді).

Якщо проект відповіді підготовлено за підписом голови районної державної адміністрації, то його зміст також узгоджується з відповідним заступником голови районної державної адміністрації.

    16. Відповідь на електронний запит, який надійшов до районної державної адміністрації електронною поштою на адресу rda-voron@yandex.ru та не потребує надсилання відповіді простою поштою, надається електронною поштою на електронну адресу, з якої надійшов запит (якщо інше не обумовлено запитувачем), спеціалістом загального відділу.

У разі якщо до проекту відповіді, яка буде надсилатися запитувачеві виключно електронною поштою, готуються додатки, відповідальний виконавець надає завчасно до загального відділу електронну версію проекту відповіді з усіма додатками.

    17. Сектор контролю здійснює постійний моніторинг розгляду запитів на інформацію з відповідним інформуванням відповідальних виконавців про граничні терміни надання відповіді запитувачам.

    18. У разі надходження на адресу районної державної адміністрації запиту на отримання публічної інформації, розпорядником якої не є районна державна адміністрація, відповідальний виконавець повідомляє про це запитувача у термін, що не перевищує 5 робочих днів.

    19. Запити на інформацію, що надійшли до апарату районної державної адміністрації, та документи щодо їх розгляду зберігаються централізовано у загального відділу.

    20. Інформація на запит надається безкоштовно.

У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк, розмір яких розраховується відділом фінансово-господарського забезпечення апарату районної державної адміністрації.

Надання інформації здійснюється протягом трьох робочих днів після підтвердження оплати вартості фактичних витрат.

При наданні особі інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.

V. Оприлюднення публічної інформації

    21. Робота щодо систематичного й оперативного оприлюднення інформації, розпорядником якої є Нововоронцовська районна державна адміністрація, крім службової, проводиться з урахуванням розпорядження голови районної державної адміністрації від 08 квітня 2010 року № 112 «Про порядок подання матеріалів та їх висвітлення на офіційному Веб-сайті обласної та районної державних адміністрацій».

    22. Інформація, визначена частиною першою статті 15 Закону України «Про доступ до публічної інформацію», невідкладно оприлюднюється на веб-сайті районної державної адміністрації відповідальним за розміщення на веб-сайті районної державної адміністрації.

    23. Керівники структурних підрозділів районної державної адміністрації або її апарату відповідно до компетенції забезпечують подання відповідальним за розміщення на веб-сайті районної державної адміністрації для розміщення:

- інформації, зазначеної в частині першій статті 15 Закону України «Про доступ до публічної інформацію» та її оновлення;

- проектів розпоряджень голови районної державної адміністрації за 20 робочих днів до дати їх видання.

    24. Начальник загального відділу забезпечує:

- перегляд проектів розпоряджень голови районної державної адміністрації з метою подання у разі необхідності головним розробником такого акта та їх електронних версій для розміщення на веб-сайті;

- після підписання головою районної державної адміністрації порядку денного чергового засідання колегії районної державної адміністрації оприлюднення його на веб-сайті в установленому порядку з метою виконання пункту 4 частини першої статті 3 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

    25. Відповідальний за розміщення на веб-сайті районної державної адміністрації забезпечує оприлюднення публічної інформації на офіційному веб-сайті районної державної адміністрації, зокрема розпоряджень голови районної державної адміністрації з основної діяльності – не пізніше 5 робочих днів з дати їх видання.

VІ. Робота із запитувачами публічної інформації

    26. Начальник юридичного відділу здійснює прийом запитувачів у кабінеті юридичного відділу апарату районної державної адміністрації.

    27. Спеціалісти загального відділу під час приймання запитувачів:

- забезпечують надання відповідної форми для спрощення процедури подання запиту;

- надають роз’яснення стосовно оформлення запиту та консультації з приводу інформації, розпорядником якої є районна державна адміністрація;

- у разі необхідності ознайомлюють запитувачів з інформацією, розміщеною на офіційному веб-сайті районної державної адміністрації;

- за відповідним запитом забезпечують доступ запитувача до системи обліку публічної інформації;

- надають можливість для роботи запитувачів з документами чи їх копіями, а також забезпечують дотримання права запитувачів робити виписки з них, фотографувати, копіювати, сканувати їх, записувати на будь-які носії інформації тощо.

    28. У разі необхідності спеціалісти загального відділу мають право залучати до проведення прийому запитувачів спеціалістів інших структурних підрозділів районної державної адміністрації та її апарату.

VІI. Надання відмови та відстрочки в задоволенні запиту на інформацію

    29. Відповідальний виконавець готує лист-відмову в задоволенні запиту в письмовій формі у таких випадках:
     1) районна державна адміністрація не володіє і не зобов’язана відповідно до компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;
        2) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до частини другої статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
     3) інформація, що запитується, є службовою інформацією, визначеною розпорядженням голови районної державної адміністрації від 5 липня 2011 року №201;
      4) особа, яка подала запит на інформацію, не оплатила передбачені абзацом другим пункту 20 цього Порядку фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком;
      5) не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації», а саме запит має містити:
– ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
– загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
– підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

    30. Відповідальний виконавець, який отримав до розгляду запит на інформацію, якою не володіє районна державна адміністрація, але якому за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, зобов’язаний направити цей запит належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача.
У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.

    31. У відмові в задоволенні запиту на інформацію обов’язково зазначаються:

1) прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;
2) дата відмови;
3) мотивована підстава відмови;
4) порядок оскарження відмови;
5) підпис.

    32. Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені Законом України «Про доступ до публічної інформації» строки у разі настання обставин непереборної сили.

Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

    33. У рішенні про відстрочку в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено:
1) прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;
2) дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;
3) причини, у зв’язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений цим Законом строк;
4) строк, у який буде задоволено запит;
5) підпис.

VIІI. Відповідальність працівників

34. Працівники районної державної адміністрації за порушення законодавства про доступ до публічної інформації несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства.

Керівник апарату районної
 державної адміністрації                                                                                       О.Р.Бриж

Категорії
Годинник
Архіви
Счётчик на месяц